您的位置:首页>规章制度
规章制度
中国科学技术大学关于加强会议和活动管理的规定(试行)

  

  为了改进会风,精简会议,进一步加强和规范会议费管理,根据《中央和国家机关会议费管理办法》精神,结合学校实际,制定本规定。

  第一条 各单位举办会议活动应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则,严格控制会议活动数量、会期和参会人员规模,规范会议费管理。会议内容存在相互联系、参会人员范围重合度较高的会议,应合并召开。

  第二条 各单位应当严格会议费预算管理,控制会议费预算规模。会议费预算要细化到具体会议项目,执行中不得突破。会议费应纳入部门预算,并单独列示。

  第三条 各单位应当建立会议计划编报和审批制度,并实行分类归口管理。

  以学校名义召开的全校行政性会议和举行的重要活动,需在党政办公室进行审批;以学校名义召开的国内学术会议需在科研部进行备案;以学校名义在我国境内(不含港澳台地区)举办、承办的国际会议,即有国外代表出席的会议、论坛、研讨会、报告会和交流会等需向国际合作与交流部申报,在获得中国科学院国际合作局批准件后方可实施。具体申报流程详见国际合作与交流部的《国际学术会议、双边学术研讨会申报流程》。

  以各单位名义召开的会议和举行的活动,须由各单位负责人批准后执行,并列入本单位年度会议计划。

  在每年1月初,各单位需将本单位上年度举办的会议活动情况进行汇总。

  第四条 会议费开支范围包括会议住宿费、会议伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、其他费用等。交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。会议代表参加会议发生的城市间交通费,按照差旅费管理办法的规定回单位报销。

  会议费开支实行预算控制和归口管理审批制,会议费综合定额标准参照国家有关会议费标准执行。各单位举办的会议,应按学校会议管理的规定履行事前审批制度,单位负责人负责对举办会议的必要性、合理性、合规性(会议地点、规模、天数、支出标准)的审批。

  第五条 各单位在会议结束后应当及时办理报销手续,并履行经办人、证明人和单位负责人签字手续。会议费报销按照《中国科学技术大学关于公务接待等六项费用财务报销的审批规定(试行)》执行。财务部门要严格按规定审核会议费开支,对未列入年度会议计划,以及超范围、超标准开支的经费不予报销。

  培训费的报销参照会议费要求办理。

  第六条 各单位应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部公示。

  第七条 各单位举办会议活动,应尽量使用学校内部会议场所。除工作需要外,要避免在异地召开会议或组织活动,严禁到风景名胜区开会。不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。

  严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用。

  各单位应严格执行会议用房标准,不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,安排自助餐,严禁提供高档菜肴,不安排宴请,不上烟酒;会议会场现场布置要简朴,一律不摆花草,不制作背景板和巨幅海报,不提供水果等茶歇食品。

  第八条 违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任:

  (一)计划外召开会议的;

  (二)以虚报、冒领手段骗取会议费的;

  (三)虚报会议人数、天数等进行报销的;

  (四)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

  (五)违规报销与会议无关费用的;

  (六)其他违反本办法行为的。

  第九条 本规定由党政办公室、财务处、科研部、国际合作与交流部共同解释,自印发之日起施行。