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中国科学技术大学采购管理暂行办法实施细则

  

  

第一章   总   则

 

  第一条 为强化我校物资采购过程管理,提高物资采购效率,推进采购管理的规范化、科学化,根据国家法律法规和中国科学院有关规定及《中国科学技术大学采购管理暂行办法》,结合实际情况,制定本实施细则。

  第二条 本细则所称采购是指学校以合同形式有偿获得货物或服务的行为,包括购买、租赁、委托等。其中货物是指各种形态和种类的物品,包括仪器、设备、原辅材料、试剂、产品等;服务是指除货物和工程以外的其他采购对象。

  第三条 政府集中采购目录中的物资按政府采购制度实行采购。

 

  第二章   采购方式和适用情况

 

  第四条 本细则所称采购方式,是指公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价和单一来源六种采购方式。

  一、公开招标采购

  指招标采购单位依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。采购金额达到政府采购限额标准以上的采购项目,应当采用公开招标方式采购。其中,采购金额大于120万元(含)的采购项目,经学校审批通过后,须公开招标。

  二、邀请招标采购

  指招标采购单位依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商,并以投标邀请书的方式,邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一,经学校审批通过后,方可邀请招标:

  (一)具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;

  (二)采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。

  三、竞争性谈判采购

  指谈判小组与符合资格条件的三家以上供应商就采购货物和服务事宜进行谈判,供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价,采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一,经学校审批通过后,方可进行竞争性谈判:

  (一)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;

  (二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

  (三)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

  (四)不能事先计算出价格总额的。

  四、竞争性磋商采购

  指采购人、政府采购代理机构通过组建竞争性磋商小组(以下简称“磋商小组”)与符合条件的供应商就采购货物和服务事宜进行磋商,供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价,采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式。

  符合下列情形之一,经学校审批通过后,方可进行竞争性磋商采购:

  (一)政府购买服务项目;

  (二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

  (三)因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的;

  (四)市场竞争不充分的科研项目,以及需要扶持的科技成果转化项目。

  五、询价采购

  指询价小组向符合资格条件的三家以上供应商发出采购货物询价通知书,要求供应商一次报出不得更改的价格,采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。对于货物规格、标准统一,现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,经学校审批通过后,方可进行询价采购。

  六、单一来源采购

  指采购人从某一特定供应商处采购货物和服务的采购方式。符合下列情形之一,经学校审批通过后,方可单一来源采购:

  (一)只能从唯一供应商处采购的;

  (二)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

  (三)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

  第五条 金额在120万元(含)以上的单项或批量采购项目,需要采用非招标采购方式的,应当在采购活动开始之前,按照《中国科学院事业单位变更政府采购方式审批管理办法》要求,填报《变更政府采购方式申请表》《变更政府采购方式单位内部会商意见表》以及其他相关材料,通过资产管理部门上报中国科学院和财政部,经批准后方可实施采购活动。

  第六条 金额在50万元(含)至120万元之间的单项或批量采购项目,按审批流程,经过各相关部门批准后,可以采取竞争性谈判、竞争性磋商、询价和单一来源方式采购。若采用招标方式采购应参照本细则第十条第一项执行。

  第七条 金额在50万元以下的单项或批量采购项目,采购人可自行选择采购方式,报送资产与后勤保障处备案。

 

  第三章   采购流程及管理

 

  第八条 坚持“先审批,后采购”原则,凡单价或批量在2万元(含)以上的采购项目,须进行网上申报和电子审批,审批通过后,方可实施采购活动。采购人须打印纸质版审批表单,签字后递交至资产与后勤保障处存档。

  (一)单价或批量在2万元(含)至50万元的采购项目,采购人应填写《中国科学技术大学物资采购申报表(50万元以下)》,报送至资产与后勤保障处备案。

  (二)单价或批量在50万元(含)以上的采购项目,采购人应填写《中国科学技术大学非单一来源物资采购申报表》或《中国科学技术大学单一来源物资采购申报表》,并进行专家论证,专家人员不能与论证项目有直接利害关系,不能是潜在供应商及其关联单位的工作人员。专家人数不少于5人,专业技术职务原则上不低于副教授或同等职级。论证结束后,形成《中国科学技术大学购置物资可行性论证报告》,由采购人报送至资产与后勤保障处。

  其中,拟选择单一来源采购方式(金额在120万元以下)的项目,按照《中国科学院事业单位变更政府采购方式审批管理办法》的要求,专家论证及部门会商结束后,网上公示5个工作日,如无异议,可实施采购活动。

  第九条 采购审批涉及采购人、采购单位、项目归口管理部门、财务部门、资产管理部门和学校分管领导:

  (一)采购人和采购单位对采购需求的必要性、真实性和合理性负责;

  (二)项目归口管理部门对拟采购物资与项目的相关性和合理性负责;

  (三)财务部门对拟采购物资的经费保障性和使用合理性负责;

  (四)资产管理部门对采购过程的合规性负责;

  (五)限额标准以上的单一来源采购由资产管理部门、项目归口管理部门、财务部门和采购单位共同会商,其他采购方式由采购单位与资产管理部门共同会商,按照本细则第二章规定的方式确定。

  第十条 采购流程

  一、招标采购(公开招标、邀请招标)程序

  (一)编制招标文件

  招标文件由招标代理机构负责编制,并由采购人确认。招标文件发出之日至投标人提交投标文件截止日,不得少于20天。

  (二)刊登招标公告或发出招标邀请

  公开招标须通过公开媒体或其他途径向所有潜在的供应商发出公告。采取邀请招标方式采购的,招标代理机构从符合相应条件的供应商中,采取随机方式抽取3家以上的供应商,向其发出投标邀请书。

  (三)审查供应商资格

  招标代理机构根据招标文件要求,对供应商的资格进行审查。

  (四)确定评标委员会

  评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成,成员人数为5人以上单数,其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。

  (五)开标

  开标应当在招标文件确定的提交投标文件的截止时间的同一时间公开进行;开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。

  (六)评标

  评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法,对投标文件进行评审和比较。评标委员会完成评标后,应当向招标人提出书面评标报告,并推荐合格的中标候选人。

  (七)招标结果公示

  依法必须进行招标的项目,招标人应当自收到评标报告之日起3日内公示中标候选人,公示期不得少于3日。

  (八)确定中标供应商  

  招标人根据评标委员会的书面评标报告和推荐中标候选人确定中标人。

  中标人确定后,招标人应当向中标人发出中标通知书。双方应当自中标通知书发出之日起30日内,按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。

  二、竞争性谈判程序

  (一)成立谈判小组

  谈判小组由采购人的代表和有关专家共3人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。

  (二)制定谈判文件

  谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判文件不得要求或者标明供应商名称或者特定货物的品牌,不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件。

  从谈判文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日不得少于3个工作日。

  (三)确定邀请参加谈判的供应商名单

  采购人从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。

  (四)谈判

  谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判过程中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件如有实质性变动,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

  (五)确定成交供应商

  谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,谈判小组从质量和服务均能满足采购文件实质响应要求的供应商中,按照最后报价由低到高的顺序提出3名以上成交候选人,并编写评审报告,由采购人确定成交供应商。

  三、竞争性磋商程序

  (一)成立竞争性磋商小组

  磋商小组由采购人代表和评审专家共3人以上的单数组成,其中评审专家人数不得少于磋商小组成员总数的三分之二。

  (二)确定参加竞争性磋商的供应商名单

  采购人、采购代理机构应当通过发布公告、从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取或者采购人和评审专家分别书面推荐的方式,邀请不少于3家符合相应资格条件的供应商参与竞争性磋商采购活动。

  (三)制定竞争性磋商文件

  竞争性磋商文件(以下简称“磋商文件”)应当根据采购项目的特点和采购人的实际需求制定,并经过采购人书面同意。采购人应当以满足实际需要为原则,不得擅自提高经费预算和资产配置等采购标准。

  磋商文件不得要求或者标明供应商名称或者特定货物的品牌,不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件。

  从磋商文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日不得少于10日。

  (四)磋商

  1.磋商小组成员应当按照客观、公正、审慎的原则,根据磋商文件规定的评审程序、评审方法和评审标准进行独立评审。未实质性响应磋商文件的响应文件按无效响应处理,磋商小组应当告知提交响应文件的供应商。

  2.采购人、采购代理机构可以视采购项目的具体情况,组织供应商进行现场考察或召开磋商前答疑会,但不得单独或分别组织只有一个供应商参加的现场考察和答疑会。

  3.磋商小组所有成员应当集中与单一供应商分别进行磋商,并给予所有参加磋商的供应商平等的磋商机会。

  4.在磋商过程中,磋商小组可以根据磋商文件和磋商情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款,但不得变动磋商文件中的其他内容。实质性变动的内容,须经采购人代表确认。

  5.磋商文件能够详细列明采购标的的技术、服务要求的,磋商结束后,磋商小组应当要求所有实质性响应的供应商在规定时间内提交最后报价,提交最后报价的供应商不得少于3家。

  6.磋商文件不能详细列明采购标的的技术、服务要求,需经磋商由供应商提供最终设计方案或解决方案的,磋商结束后,磋商小组应当按照少数服从多数的原则投票推荐3家以上供应商的设计方案或者解决方案,并要求其在规定时间内提交最后报价。

  (五)确定成交供应商

  磋商小组应当根据综合评分情况,按照评审得分由高到低顺序推荐3名以上成交候选供应商,并编写评审报告。采购代理机构应当在评审结束后2个工作日内将评审报告送采购人确认。

  对于市场竞争不充分的科研项目,以及需要扶持的科技成果转化项目,提交最后报价的供应商可以为2家。

  具体参见《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》(财库〔2014〕214号)。

  四、询价程序

  (一)成立询价小组

  询价小组由采购人的代表和有关专家共3人以上单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。

  (二)制定询价文件

  询价文件应对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。询价文件不得要求或者标明供应商名称或者特定货物的品牌,不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件。

  从询价文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日不得少于3个工作日。

  (三)确定被询价供应商名单

  询价小组根据采购需要,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价。

  (四)询价

  询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。

  (五)确定成交供应商

  询价小组从质量和服务均能满足采购文件实质响应要求的供应商中,按照报价由低到高的顺序提出3名以上成交候选人,并编写评审报告,由采购人确定成交供应商。

  五、单一来源采购程序

  (一)采购人、采购代理机构应当组织具有相关经验的专业人员与供应商商定合理的成交价格并保证采购项目质量。

  (二)达到120万元(含)以上的货物和服务项目,拟采用单一来源采购方式的,采购人按照规定上报中国科学院、财政部,经批准后实施。

  (三)采购金额达到50万元(含)以上的,采购人员应编写《中国科学技术大学购置物资可行性论证报告》和单一来源采购价格协商记录。其中,价格协商记录格式不限,可为邮件、报价单和协议等。

  第十一条 采购管理

  一、采购人不得将应当公开招标的货物或者服务化整为零,或者以其他任何方式规避公开招标采购。

  二、招标代理机构由学校公开招标确定,原则上不少于3家。遴选每两年开展一次,并将结果在学校部门网页上予以公布。采购人在学校选定的招标代理机构中随机抽取(或特殊情况可指定)一家代理招标事宜,由资产管理部门委托其组织招标工作。

  三、外贸代理机构由学校公开招标确定,原则上不少于3家。招标工作每两年开展一次,并将结果在学校部门网页上公布。采购人在学校中标的外贸代理机构中自行选择一家代理外贸事宜,由资产管理部门委托其办理进口事项。

  四、学校资产管理部门对招标代理机构和外贸代理机构实行定期考核制度,对取得代理资格的机构,每年进行一次资格审查和考评。

  五、国内设备采购合同由资产管理部门代表学校与供应商签订,资产管理部门负责审核采购合同。进口设备外贸合同由采购人自行选定的外贸代理机构与供应商签订,资产管理部门代表学校与外贸代理机构签订委托合同。

  六、签订采购合同必须遵守《中华人民共和国合同法》的规定。合同的内容由当事人约定,一般包括以下条款:当事人的名称或姓名和住所、标的、数量、质量、价格或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法。

  七、根据采购合同及学校相关规定对采购物资进行验收。

  八、质量管理体系内涉及的设备、原材料和元器件等货物的验收,由相关使用课题组根据质量管理体系的要求,自行组织货物的全面验收工作。

  九、采购项目完成后,资产管理部门留存申报材料、合同和验收单据进行归档备案。

 

  第四章   采购监督

 

  第十二条 学校的采购管理遵照国家有关法律、法规,以及《中国科学院贯彻落实〈党政机关厉行节约反对浪费条例〉实施办法》《中国科学技术大学贯彻落实〈建立健全惩治和预防腐败体系2013—2017年工作规划〉实施细则》执行。

  第十三条 采购工作接受监察审计部门的监督。

 

  第五章   附  则

 

  第十四条 本细则由资产与后勤保障处负责解释。

  第十五条 本细则自印发之日起施行,未尽事宜按照国家有关规定执行。